Du driver måske en virksomhed, og du har fået opbygget en kundegruppe. På et eller andet tidspunkt bliver man i den forbindelse træt af den lidt kedelige og hjemmelavede faktura, som man nu har brugt i måske de første 12 måneder af ens virksomheds levetid, og man har ikke lige fundet ressourcerne til at få den lavet om.
Den faktura, du sender ud til dine kunder, kan sige rigtig meget om din virksomhed, og det er derfor vigtigt, at der er en form for personlig stil over fakturaen frem for blot en helt simpel A4 sort/hvid ark med varenavn, stykpris og totalpris.
Regler og frihed, når det drejer sig om fakturaer
Først og fremmest er der selvfølgelig nogle regler, som din faktura skal overholde. Samme regler gælder desuden for både afregningsbilag og kreditnotaer, hvilket kan være en relevant lille info at få med. Du skal altid udstede to styk, når du skriver fakturaer. Den ene er en kopi til din kunde, og det andet eksemplar er til dig selv.
Det første krav, der er til en faktura, er, at den skal indeholde en såkaldt fakturadato, der fortæller, hvornår fakturaen er udstedt. Hertil skal der være et fakturanummer. Dette er et fortløbende nummer, der tilhører en serie af fakturaer, såedes at der kan laves et system til fakturaerne, og kunden altid kan henvende sig til dig med fakturanummeret, hvorefter du relativt nemt bør kunne lokalisere denne ordre. Du skal også tydeligt vise både dit CVR-nummer, din virksomheds navn og adresse samt køberens navn og adresse.
Derudover skal din faktura selvfølgelig også vise, hvad kunden har købt. Både mængde, type af varer og eventuelle ydelser skal fremgå af en faktura. Du skal også påvise leveringsdato for varerne eller en dato, hvor afdragsbeløb betales. Dette krav er dog kun gældende, hvis en sådanne dato er kendt ved faktura udstedelse. Sidst men ikke mindst skal fakturaen indeholde relevante informationer vedrørende moms. Det betyder at alle varer og ydelser angives uden moms, så der kan sammenregnes et momsgrundlag. Herefter vises den gældende momssats på 25% og det samlede momsbeløb, der skal betales. Ud fra dette kan du så lave et slutbeløb på fakturaen.
Ud over de formelle krav, har du så mulighed for at stråle lidt gennem din faktura. Hvis du får din faktura designet korrekt, kan du nemlig vise dine kunder, at din virksomhed er yderst professionel og har styr på det, i laver. Du skal således se fakturaen som både en regning og en reklametryksag.
Der findes hjælp at hente online
Det er utroligt, hvad der i dag kan findes på det store farlige internet. Men i dag er det faktisk muligt at finde hjælp til nogle gode gratis fakturaskabeloner på nettet, hvis du blot søger lidt. Det betyder også, at du ikke behøver at bruge en masse penge på at få en designer til at udarbejde en fed faktura til dig. Du skal dog forvente, at de gratis skabeloner på nettet er tilrettet alle virksomheder, og derfor er de formentligt også rimelig neutrale.
Hvis du ønsker en meget unik fakturaskabelon, kan det være nødvendigt at hyre en grafiker til dette arbejde. En grafiker er dog ikke helt gratis, og er der tale om en nystartet virksomhed, kan det være, at der bliver brug for et lån til denne opgave.
Det er desværre bare sådan, at det ikke er lige nemt at låne penge. Slet ikke når man vil låne penge som en virksomhed. For at øge dine chancer i forhold til låneansøgninger, kan det være en fordel at have en revisor ansat, der kan stå inde for dine regnskaber. Skulle banken alligevel afvise din låneansøgning, kan du som regel få rådgivning af revisoren, hvor i sammen kan diskutere andre lånemuligheder.
Revisoren er nemlig ikke blot en, der står for at få styr i regnskabsbøgerne. Dette er en fejlvurdering, der er blevet gjort gennem mange år. Faktisk har din revisor en masse økonomisk erfarenhed, hvilket du kan drage fordel af i forbindelse med eksempelvis lånesituationer. Så book et møde med din revisor, hvor i sammen kan snakke om dine lånemuligheder, og på denne måde kan du få skabt den helt rette faktura i en situation, hvor pengene i virksomheden måske er lidt små.
